Verfahrensdokumentation – eine unterschätzte Gefahr in der Betriebsprüfung

Wenn der Betriebsprüfer klingelt, wird vielen Verantwortlichen Angst und Bange. Denn Ziel der meisten dieser Kontrolleure ist es, Fehler zu finden, aufgrund derer sie die Buchführung verwerfen dürfen. In der Folge können so horrende Hinzuschätzungen auf das Unternehmen zukommen, dass eine Insolvenz unausweichlich wird. Ein Angriffspunkt, der dem Betriebsprüfer helfen kann, solche Fehler zu finden, ist eine fehlende oder zu beanstandende Verfahrensdokumentation. Daher sollte unbedingt ein vollständiges und korrektes Exemplar ausgehändigt werden können.

Verantwortlich dafür sind alle Unternehmer, Selbstständigen und Freiberufler selber bzw. in Form der Geschäftsführung – und zwar seit Jahren. Dass viele noch immer keine Verfahrensdokumentation erstellt haben, ist keine hilfreiche Ausrede, sondern eher ein Alarmsignal, das dringenden Handlungsbedarf impliziert. Für ein zielführendes Vorgehen gibt es inzwischen gute Anhaltspunkte.

Verfahrensdokumentation – Was ist das?

Grundsätzlich soll die Verfahrensdokumentation für einen sachverständigen Dritten – respektive den Betriebsprüfer – nachvollziehbar darlegen, wie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingehalten werden. Dafür gilt es, alle technischen und organisatorischen Prozesse in Bezug auf buchhalterisch relevante Dokumente zu beschreiben. Die Spanne beginnt bei der Entstehung beziehungsweise Erfassung der Informationen, führt über das Indizieren, Verarbeiten sowie Speichern und reicht bis zum eindeutigen Wiederfinden, zur maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung sowie der Reproduktion der Informationen. So ist es in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums definiert. Wie die Verfahrensdokumentation aussehen soll, ist ebenfalls umrissen. Sie besteht aus vier Teilen: einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Verwirrende Formulierungen

Zur näheren Definition hat das Bundesfinanzministerium lediglich einzelne Punkte skizziert, etwa dass ersichtlich sein muss, „wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.“ Dabei soll unter anderem die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung dokumentiert werden. Zudem muss nachgewiesen werden, dass das beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dafür soll ein internes Kontrollsystem angewendet und dargestellt werden. Hinsichtlich der Umsetzung finden Unternehmer keine Hilfestellung. Es heißt lediglich, dass die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit sowie der Organisationsstruktur und des eingesetzten DV-Systems abhängig sei.

Verfahrensdokumentation – Muster helfen

Deshalb haben mehrere Vereine, Verbände und Unternehmen Muster-Verfahrensdokumentationen erstellt. Daraus geht hervor, wie die vier geforderten Bereiche ausgestaltet werden können. So sollte die allgemeine Beschreibung den Anwendungsbereich der Verfahrensdokumentation verdeutlichen, das Unternehmen, seine Organisationsbereiche, verwendeten Lösungen und Verantwortlichkeiten. Das Ziel der Anwenderdokumentation besteht darin, Aufschluss über die Verfahren zur Verarbeitung von Belegen zu geben. Dazu zählen auch Verantwortlichkeiten und Kontrollmaßnahmen. Die technische Systemdokumentation legt die Informationen zur eingesetzten Hard- und Software offen. In der Betriebsdokumentation sind Anweisungen sowie Dokumentationen zum IT-Beitrieb enthalten. Dabei kann die Struktur des Gesamtwerks frei gewählt werden, so wie sie individuell am besten geeignet ist.

Permanente Kontrolle

Unabhängig davon beläuft sich die Arbeit an einer Verfahrensdokumentation nicht auf eine einmalige Aktion. Vielmehr müssen Veränderungen festgehalten werden und historisch nachvollziehbar sein. Dem wird dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zufolge genügt, wenn die Änderungen versioniert sind und es eine entsprechende Änderungshistorie gibt. Die DATEV empfiehlt darüber hinaus eine jährliche Überprüfung auf Aktualität und eine Aufzeichnung der Ergebnisse.

Damit Ihre Verfahrensdokumentation lückenlos ist und Sie als unser Mandant bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite sind, unterstützen wir Sie in allen Fragen zum Thema. Wir helfen Ihnen, ein solches Dokument zu erstellen und aktuell zu halten. Bereits vorhandene Verfahrensdokumentationen prüfen wir gerne darauf, ob sie konform zu den GoBD – sowie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – sind. Darüber hinaus eruieren wir, ob Sie im Zusammenhang mit der Erstellung einer lückenlosen Verfahrensdokumentation Fördermöglichkeiten in Anspruch nehmen können.