Offene Ladenkasse und Kassenbuch prüfungssicher führen

Trotz wachsender Möglichkeiten, elektronisch zu bezahlen, ist Bargeld nach wie vor beliebt. Bei Unternehmen, die Bargeschäfte tätigen, prüfen die Finanzbehörden die Kassenführung allerdings sehr genau. In der Praxis offenbaren sich immer wieder viele Fehler, welche schnell teuer werden können. Daher ist es wichtig, ihnen vorzubeugen und die Kassenführung rechtssicher aufzustellen. Doch wie sollen Verantwortliche dabei vorgehen und wer muss überhaupt eine Kasse führen und in welcher Form?

Grundsätzlich gelten für alle Unternehmen Pflichten bezüglich der Kassenführung. Dabei gibt es jedoch Unterschiede. Wer keine Waren von geringem Wert an viele unbekannte, vornehmlich bar zahlende Personen verkauft, hat eine Einzelaufzeichnungspflicht und muss jede Geldbewegung anhand eines Beleges nachweisen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn höherpreisige Dienstleistungen an überwiegend bekannte Kunden verkauft werden, etwa in Kosmetikstudios. Anders ist die Sachlage, wenn Waren von geringem Wert an viele unbekannte, vornehmlich bar zahlende Personen veräußert werden, wie in einem Kiosk. Trifft dies zu oder wird eine offene Ladenkasse verwendet, besteht keine Einzelaufzeichnungspflicht.

Offene Ladenkasse – Definition

Für alle, die kein elektronisches Kassensystem verwenden müssen, kann die offene Ladenkasse das Mittel der Wahl sein. Dabei handelt es sich zum Beispiel um eine abschließbare Schublade mit Einlegefächern für Geldscheine und Münzen, eine Geldkassette, ein Kellner-Portemonnaie oder eine mechanische Registrierkasse. Diese Form der offenen Ladenkasse ist nach wie vor erlaubt. Allerdings muss dann ein Kassenbuch geführt werden. In diesem Dokument werden sämtliche Bezahlvorgänge eines Unternehmens erfasst und es dient der Ermittlung des Kassenbestands. Damit es hierbei nicht zu Fehlern kommt, müssen Unternehmen viele Aspekte berücksichtigen.

Korrekte Kassenbuchführung

Ein wichtiger Aspekt betrifft die Form. Ein Kassenbuch ist ein in sich geschlossenes – entweder analoges oder elektronisches – Dokument. Eine lose Ansammlung von einzelnen Blättern ist genauso wenig zulässig wie eine Excel-Tabelle, auch wenn viele Menschen im Internet nach „Kassenbuch Excel“ suchen, wie eine Abfrage auf Google Trends zeigt. Bewährt hat sich Kassenbuch-Software, in welcher Änderungen nachvollziehbar und Löschungen unmöglich sind. Alternativ können Unternehmen ein analoges Kassenbuch kaufen. Sie sind in Schreibwarengeschäften in gebundener Form erhältlich.

An die Führung des Kassenbuchs sind ebenfalls Vorschriften geknüpft. So müssen Unternehmen, die eine offene Ladenkasse verwenden, das Bargeld darin jeden Tag zählen. Dabei ein Zählprotokoll zu erstellen, hat sich als hilfreich erwiesen, um zu verhindern, dass es später bei einer Prüfung Probleme gibt. Verantwortliche sollten die Zuständigkeiten für den Kassensturz und den Kassenbericht definieren und der Zuständige sollte immer die Uhrzeit sowie seine Unterschrift hinzufügen. Die täglichen Kassenberichte müssen fortlaufend nummeriert werden. Außerdem sind bare Vorgänge getrennt von elektronischen zu erfassen. Folgendes Schema bietet Orientierung:

Kassenbestand des Tages
- Kassenbestand des Vortages
+ Betriebsausgaben (zum Beispiel für Wareneinkauf)
+ Privatentnahmen
- Privateinlagen (z. B. Wechselgeld)
+ Einzahlungen auf die Bank aus der Kasse
- Auslagen von der Bank in die Kasse
= Kasseneinnahmen des Tages (Tageslosung)

Die Tageseinnahmen müssen mit den Belegen wie Quittungen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen übereinstimmen und der tatsächliche Kassenbestand sollte dem rechnerisch ermittelten entsprechen. Bei Differenzen ist der tatsächliche Kassenbestand maßgeblich. Fehler müssen ermittelt und in der Buchführung korrigiert werden, etwa durch Buchungen als sonstige Betriebsausgabe oder eine Reduzierung der Einnahmen.
Unternehmen sind verpflichtet, Fehler nachvollziehbar zu berichtigen. Das heißt, die ursprüngliche Eintragung muss lesbar bleiben. Zudem sind sowohl Kassenbücher als auch Ein- und Ausgabebelege zehn Jahre lang aufzubewahren. Dieser Zeitraum gilt ebenso für elektronische Kassenaufzeichnungen. Bei ihnen ist darüber hinaus ein Kriterium, dass diese Aufbewahrung elektronisch erfolgt.

Reibungslose Kassennachschau

Das Finanzamt darf im Rahmen einer sogenannten Kassennachschau die Kasse während des Geschäftsbetriebs unangemeldet prüfen. Damit es dabei keine Probleme gibt und die Nachschau nicht zu einer Hinzuschätzung von Einnahmen führt, sollten die Verantwortlichen ferner eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation bereithalten. In dieser müssen alle Prozesse rund um die Kassenführung detailliert dokumentiert sein, sodass die Finanzbeamten innerhalb kurzer Zeit ein umfassendes Bild gewinnen können. Ergänzend dazu sollten auch die Aufzeichnungen und Belege der zurückliegenden Tage direkt verfügbar sein.

Beratung lohnt sich

Da das Finanzamt viele Punkte detailliert und streng kontrolliert, raten die Wirtschafts- und Rechtsexperten der DATEV: „Gewerbetreibende sollten daher umgehend mit ihrem Steuerberater oder ihrer Steuerberaterin überprüfen, ob sie alle Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung erfüllen.“ Die Initiative zahlt sich in jedem Fall aus. Denn die Beratung erspart aufwendige Recherche und vermittelt auch bei individuellen Konstellationen belastbare Handlungsempfehlungen, die direkt in die Tat umgesetzt werden können.
Stellen Sie also Ihre Kassenführung frühestmöglich prüfungssicher auf! Gern unterstützen wir Sie als unseren Mandanten dabei.